Condiciones de encargo del tratamiento

1. Quién es quién y cuándo se aplican estas condiciones

1.1. Estas condiciones regulan el tratamiento de datos personales que PDFcadabra realiza por cuenta de sus usuarios profesionales, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1.2. Encargado del tratamiento: Blanca Molina Rojas, NIF 77809565J, con domicilio en Calle Carrión de los Céspedes, 19, 41928 Palomares del Río (Sevilla), titular de PDFcadabra (en adelante, «PDFcadabra»). Contacto: hola@pdfcadabra.com.

1.3. Responsable del tratamiento: la persona física o jurídica que, en el ejercicio de una actividad profesional o empresarial, sube a PDFcadabra documentos que contienen datos personales de terceros (clientes, pacientes, empleados, partes de un procedimiento, etc.) y decide para qué se tratan (en adelante, «el Usuario»).

1.4. Estas condiciones se aplican solo a las herramientas que procesan el archivo en nuestro servidor, enumeradas en el Anexo I. Las herramientas que funcionan íntegramente en el navegador del Usuario (incluida Transcribir audio y vídeo) no transmiten el archivo a PDFcadabra, por lo que no existe tratamiento por nuestra parte ni encargo que regular.

1.5. Aceptación. Al utilizar una herramienta del Anexo I con documentos que contengan datos personales de terceros en el ejercicio de su actividad profesional, el Usuario acepta estas condiciones. Constituyen el contrato de encargo por escrito, en formato electrónico, exigido por el artículo 28.3 y 28.9 RGPD. El Usuario puede descargar o imprimir esta página para conservarla.

1.6. Si el Usuario utiliza el servicio con fines exclusivamente personales o domésticos, ese uso queda fuera del ámbito del RGPD (art. 2.2.c) y estas condiciones no le son aplicables.

2. Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

2.1. Objeto: la realización automatizada de la operación que el Usuario solicita sobre su archivo (por ejemplo, comprimirlo o tachar los datos que el Usuario selecciona) y la devolución del resultado.

2.2. Naturaleza: recepción, almacenamiento temporal en la memoria del servidor (sin escritura en su disco), procesamiento automatizado, transmisión del resultado al Usuario y supresión.

2.3. Finalidad: exclusivamente prestar la operación solicitada. PDFcadabra no accede manualmente al contenido, no lo analiza con otros fines, no lo utiliza para entrenar sistemas de inteligencia artificial, no elabora perfiles y no conserva copias.

3. Datos e interesados

3.1. Categorías de interesados: las personas cuyos datos figuren en los documentos que el Usuario sube. Por ejemplo, clientes, pacientes, partes y testigos de procedimientos, empleados, proveedores o cualquier otra persona mencionada.

3.2. Tipos de datos: los que contenga el documento, que PDFcadabra no conoce de antemano: datos identificativos, de contacto, económicos, profesionales y cualesquiera otros incluidos en el archivo.

3.3. Categorías especiales y datos penales. Los documentos pueden contener datos de salud u otras categorías especiales (art. 9 RGPD), o datos relativos a condenas e infracciones penales (art. 10 RGPD). El Usuario, como responsable, garantiza que dispone de base jurídica para tratarlos y para encargar este tratamiento. PDFcadabra les aplica las mismas medidas que al resto del contenido, que ya están concebidas para no conservar ni acceder a ningún dato (Anexo III).

4. Duración

4.1. El encargo dura lo que dura cada operación: comienza cuando el Usuario sube el archivo y termina cuando se le entrega el resultado.

4.2. Supresión:

• El archivo original y el resultado se eliminan del servidor en cuanto termina el envío del resultado.
• Si la conexión se interrumpe, un proceso automático borra cualquier resto temporal en menos de 20 minutos.
• PDFcadabra no conserva copias, por lo que al terminar cada operación no existen datos que devolver; la devolución se produce con la propia entrega del resultado (art. 28.3.g RGPD).

5. Obligaciones de PDFcadabra como encargado

PDFcadabra se compromete a:

a) Seguir las instrucciones del Usuario. Tratar los datos únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas, que consisten en la operación que el Usuario elige y configura en la herramienta (nivel de compresión, datos que marca para tachar, etc.).

• Si el Derecho de la Unión o de España obliga a otra cosa, PDFcadabra informará al Usuario antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba.
• Si PDFcadabra considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo comunicará inmediatamente al Usuario.

b) Confidencialidad. Garantizar que las personas autorizadas para intervenir en el servicio están sujetas a un deber de confidencialidad (art. 5 LOPDGDD), que se mantiene aun después de terminar su relación con PDFcadabra. En la práctica, nadie accede al contenido de los archivos.

c) Seguridad. Aplicar las medidas técnicas y organizativas del artículo 32 RGPD descritas en el Anexo III. PDFcadabra podrá actualizarlas siempre que no reduzcan el nivel de protección.

d) Subencargados. Respetar las condiciones del apartado 6.

e) Derechos de los interesados. Ayudar al Usuario, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a responder a las solicitudes de ejercicio de derechos.

• Como los archivos se eliminan al terminar cada operación, normalmente PDFcadabra no dispondrá de datos sobre los que actuar.
• Si un interesado se dirige a PDFcadabra por un tratamiento realizado por cuenta de un Usuario identificable, PDFcadabra se lo trasladará a este.

f) Violaciones de seguridad. Notificar al Usuario sin dilación indebida, desde que tenga conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad que afecte a sus datos, con la información disponible del artículo 33.3 RGPD, para que pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación. Como PDFcadabra no recoge datos identificativos de los Usuarios, la notificación se hará por el medio que los identifique, si existe, y en todo caso mediante un aviso destacado en la web.

g) Asistencia. Ayudar al Usuario, en la medida de lo posible, a cumplir sus obligaciones de seguridad, notificación de violaciones, evaluación de impacto y consulta previa (arts. 32 a 36 RGPD).

h) Información y auditorías. Poner a disposición del Usuario la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir auditorías razonables, con estas condiciones:

• previa solicitud por escrito a hola@pdfcadabra.com con al menos 30 días de antelación;
• a cargo del Usuario;
• sin acceso a datos de otros usuarios ni a información confidencial de los proveedores.

i) Registro. Mantener el registro de actividades de tratamiento como encargado cuando resulte exigible (art. 30.2 RGPD).

6. Subencargados

6.1. El Usuario otorga una autorización general para que PDFcadabra recurra a los subencargados enumerados en el Anexo II.

6.2. PDFcadabra informará de cualquier incorporación o sustitución de subencargados actualizando el Anexo II con al menos 15 días de antelación e indicando la fecha de efectos.

• Durante ese plazo, el Usuario podrá oponerse escribiendo a hola@pdfcadabra.com.
• Como el servicio no tiene permanencia, si la oposición no puede atenderse, el Usuario podrá dejar de utilizar las herramientas afectadas sin coste alguno.

6.3. PDFcadabra impone a cada subencargado, mediante contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las de estas condiciones, y sigue respondiendo ante el Usuario del cumplimiento de dichas obligaciones.

7. Ubicación y transferencias internacionales

7.1. Los archivos se procesan en un servidor situado en España (Barcelona). No salen de la Unión Europea.

7.2. PDFcadabra no realiza transferencias internacionales de los archivos. Si en el futuro un subencargado pudiera acceder a datos desde fuera del Espacio Económico Europeo, se seguiría el procedimiento del apartado 6.2. La transferencia se ampararía en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión.

8. Obligaciones del Usuario como responsable

El Usuario se compromete a:

a) Disponer de base jurídica para el tratamiento de los datos que sube y, en su caso, haber informado a los interesados.

b) Valorar, antes de usar el servicio, si es adecuado para el tipo de documento y el riesgo del tratamiento, incluidos los deberes de secreto profesional que le correspondan. Si prefiere que un archivo no salga de su dispositivo, puede usar las herramientas que funcionan en el navegador.

c) No subir datos que no sean necesarios para la operación solicitada.

d) Revisar el resultado antes de utilizarlo, en particular en Anonimizar, donde la detección automática es una ayuda y la decisión de qué se tacha corresponde al Usuario.

9. Responsabilidad

9.1. Cada parte responde del cumplimiento de sus obligaciones conforme al artículo 82 RGPD.

9.2. Si PDFcadabra destina los datos a otra finalidad, los comunica o los utiliza incumpliendo estas condiciones, será considerado responsable del tratamiento con respecto a dicho tratamiento (art. 28.10 RGPD).

10. Modificación, ley aplicable y jurisdicción

10.1. PDFcadabra podrá actualizar estas condiciones para adaptarlas a cambios normativos o del servicio, indicando la fecha de la última actualización. Los cambios que afecten a los subencargados seguirán el procedimiento del apartado 6.2.

10.2. Estas condiciones se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Sevilla, salvo que una norma imperativa disponga otro fuero.

Anexo I — Herramientas incluidas

Anexo II — Subencargados

No son subencargados de este encargo, porque ninguno recibe el contenido de los archivos:

• Netlify: aloja la web, pero los archivos no pasan por ella;
• Cloudflare: solo resuelve el nombre del dominio;
• jsDelivr y Hugging Face: solo sirven motores y modelos para herramientas locales.

Anexo III — Medidas de seguridad (art. 32 RGPD)

1. Minimización: procesamiento en el navegador siempre que la herramienta lo permite. Solo Comprimir y Anonimizar usan servidor.
2. Cifrado en tránsito: todas las conexiones por HTTPS (certificados TLS renovados automáticamente).
3. Ubicación: servidor en España.
4. Procesamiento en memoria:
   • los archivos se guardan temporalmente en la memoria RAM del servidor, nunca en su disco;
   • el servidor no usa memoria de intercambio (swap);
   • un reinicio elimina cualquier resto.
5. Supresión automática:
   • borrado del original y del resultado al terminar el envío;
   • barrido automático de temporales cada 5 minutos, que elimina lo que tenga más de 15 minutos.
6. Sin almacenamiento persistente:
   • no hay bases de datos con archivos ni cuentas de usuario;
   • no se hacen copias de seguridad de los archivos.
7. Registros técnicos:
   • sin registro de accesos;
   • los registros de errores no contienen el contenido ni el nombre de los archivos, los términos de búsqueda ni la dirección IP de los usuarios;
   • se conservan 7 días.
8. Control de acceso:
   • el servidor solo acepta peticiones desde las webs de PDFcadabra;
   • la administración del servidor se hace únicamente con clave criptográfica (sin contraseña y sin acceso como administrador directo);
   • bloqueo automático de intentos de acceso reiterados;
   • cortafuegos que solo abre los puertos imprescindibles;
   • acceso a los paneles de los proveedores restringido al titular, con autenticación de doble factor.
9. Actualizaciones: parches de seguridad del sistema operativo instalados automáticamente.
10. Límites y aislamiento:
    • límite de tamaño por archivo, cola de trabajos y tiempo máximo por operación, para evitar abusos y agotamiento del servidor;
    • la aplicación se ejecuta en un contenedor aislado.
11. Verificación de la censura (Anonimizar):
    • antes de entregar el resultado, el sistema vuelve a examinar el documento completo: texto, campos de formulario, anotaciones, metadatos, marcadores y adjuntos;
    • si queda algún dato tachado, el documento no se entrega;
    • los formularios se convierten en contenido fijo antes de censurar.
12. Sin uso secundario: no se entrena ningún sistema de inteligencia artificial con los archivos ni se analizan con otros fines.